Unidades y propietarios
Todo empieza por el inventario del conjunto. AppMinistra maneja apartamentos, casas o proyectos mixtos, y la agrupación es opcional y con el nombre que use tu copropiedad: torre, bloque, interior o manzana. Ese nombre es el que aparece después en las tablas y formularios, así que el sistema habla como habla tu conjunto.
Cada unidad guarda su identificador, piso, área en metros cuadrados, coeficiente de copropiedad y cuota de administración. A cada una se le asigna su propietario, y un mismo propietario puede tener varias unidades con una sola cuenta: en su portal elige la propiedad desde un selector y ve el estado de cada una por separado.
Cuando una unidad debe salir del sistema no se borra sin dejar rastro: se genera un acta de eliminación con el motivo, se aprueba y la unidad queda archivada con su historia. Los propietarios eliminados pasan a una papelera desde la que se pueden restaurar.
Cuotas automáticas
El primer día de cada mes, a la medianoche, AppMinistra genera la cuota de administración de todas las unidades con el valor que tiene cada una. No hay que acordarse, no hay que hacerlo a mano y no se duplica si alguien lo intenta dos veces.
La fecha de vencimiento la define el día de corte que configures. Si eliges un día que no existe en algún mes (por ejemplo, el 31 en febrero), el sistema usa el último día de ese mes. Y si por cualquier razón necesitas generar las cuotas antes, hay un botón para hacerlo desde la configuración; el panel de control te avisa si a algún mes le faltan mensualidades.
Intereses de mora
La regla la pone tu reglamento y la aprueba el consejo; AppMinistra la aplica igual todos los días. Puedes cobrar la mora como porcentaje mensual o como valor fijo, con días de gracia antes de que empiece a correr.
- Acumulativa: el interés se cobra por cada mes vencido, siempre sobre el valor de la cuota (interés simple, no interés sobre interés).
- Multa única: un solo cobro por cuota vencida, sin importar cuántos meses pasen.
El cálculo corre cada madrugada y solo toca cuotas efectivamente vencidas que ya superaron los días de gracia. Además decides por separado si la deuda que traían las unidades antes del sistema genera intereses (por defecto, no) y si los cobros retroactivos los generan (por defecto, sí). El detalle de cómo se ordena la deuda está en cartera y recaudo.
Recaudo y comprobantes
El propietario paga como siempre, en la cuenta del conjunto, y desde su celular sube el comprobante (foto o PDF) con el valor, el banco y el número de referencia. La administración lo revisa y lo aprueba o lo rechaza. Al aprobarlo, el pago se aplica a la deuda, el dinero entra a la caja general y queda disponible un recibo oficial en PDF. Si se rechaza, el motivo es obligatorio y el propietario lo ve en su historial.
Para evitar errores, cada unidad solo puede tener un comprobante esperando revisión y el sistema no acepta dos veces el mismo número de referencia. Los pagos en efectivo, transferencia, consignación o cheque que llegan por otro camino los registra la administración directamente.
AppMinistra no recibe ni mueve dinero. No es una pasarela de pagos: la plata llega a la cuenta bancaria del conjunto como hoy, y el sistema se encarga de registrarla, aplicarla y dejar la prueba.
Egresos y caja general
Cada gasto se registra con fecha, beneficiario y su documento, concepto, valor, método de pago y referencia, y descuenta de la caja general en el mismo momento. Si se corrige un egreso, la caja se ajusta por la diferencia; si se elimina, el valor vuelve. Así el saldo disponible que ves es el real antes de autorizar el siguiente pago, no el que te diga el banco días después.
Documentos verificables
Paz y salvo, estado de cuenta y recibo de pago salen en PDF con los datos y la firma del conjunto. Cada uno lleva un código único de 16 caracteres y guarda una copia exacta de los datos del momento en que se emitió, así que nada de lo que pase después lo altera. El paz y salvo, además, solo se puede emitir si la unidad no debe nada.
El sistema también emite el informe de gestión financiera para la asamblea y las actas de eliminación de unidades y de entrega de respaldos, todos con su código. Cómo se comprueba un documento está en documentos verificables.
Portal del propietario
Cada propietario tiene su propio acceso, con su correo, y ve solo lo suyo: saldo pendiente, saldo a favor, deuda por bloques y el calendario de pagos del año con cada mes marcado como pagado, en mora, en verificación o pendiente. En "Mis movimientos" está su historial completo con los recibos, y desde ahí descarga su estado de cuenta y, si está al día, su paz y salvo.
El portal funciona en cualquier navegador y se puede instalar en el celular como una app desde el mismo navegador, sin pasar por Play Store ni App Store. Necesita conexión a internet, porque siempre muestra los datos actualizados.
Cobros retroactivos
La asamblea aprueba el incremento en marzo, pero rige desde enero. En AppMinistra eliges el rango de meses (hasta 24, nunca meses futuros), ves una tabla con la cuota actual y la nueva de cada unidad (o aplicas un porcentaje a todas de una vez) y revisas mes por mes cuánto se le cobrará a cada una antes de ejecutar nada.
Al confirmar, se crea una cuota de ajuste por unidad, separada de las mensualidades, y la cuota base queda actualizada para los meses siguientes. Los recibos y cuotas ya emitidos no se tocan. El contador puede simular el ajuste, pero solo el administrador lo ejecuta.
Perfiles y permisos
Hay tres perfiles, y cada uno entra a lo que le toca:
| Perfil | Puede | No puede |
|---|---|---|
| Administrador | Todo: configuración, unidades, propietarios, usuarios, pagos, egresos, retroactivos, documentos y respaldos. | — |
| Contador | Ver el panel, registrar, aprobar y rechazar pagos, manejar egresos, emitir documentos, sacar el informe financiero, verificar documentos y simular retroactivos. Ve unidades y propietarios. | Crear o modificar unidades y propietarios, ejecutar retroactivos, cambiar la configuración o crear usuarios. |
| Propietario | Ver el estado de sus unidades, reportar pagos y descargar sus documentos. | Ver información de otras unidades. |
Todos los usuarios cambian su contraseña obligatoriamente la primera vez que entran, y el sistema limita los intentos de inicio de sesión para frenar a quien intente adivinarla. Más detalles en infraestructura y seguridad.