Una instalación por copropiedad
En un software compartido, la información de cientos de conjuntos vive en las mismas tablas y lo único que la separa es un número que dice a qué cliente pertenece cada fila. Funciona mientras nadie se equivoque: una consulta mal escrita o una falla de seguridad puede mostrarle a un conjunto la cartera de otro, o exponer a todos los clientes al mismo tiempo.
AppMinistra está construido de otra forma. Cada instalación atiende a una sola copropiedad: la aplicación y la base de datos que usa tu conjunto están dedicadas solo a él, y en ellas simplemente no existe información de nadie más. Nosotros las operamos, las mantenemos y las actualizamos; tu equipo solo entra a usar el sistema.
Qué significa en la práctica
- Los datos no se cruzan, ni por error. No existe una consulta que pueda mostrarle a un conjunto la cartera de otro, porque la información del otro no está en la misma base.
- Un incidente no se propaga. Si un servidor falla o se ve comprometido, el alcance máximo es esa copropiedad. Las demás no se enteran.
- Copias de seguridad por conjunto. El servidor de cada conjunto hace sus copias por separado; las administramos nosotros y se pueden restaurar sin tocar a nadie más.
Qué es de quién
Para que no haya confusiones desde el primer día:
- La plataforma es de AppMinistra. El software, los servidores y las bases de datos son de AppMinistra, un servicio de ColForce, que los opera, los mantiene, los actualiza y hace sus copias de seguridad. Tu conjunto contrata el uso del servicio: no compra el software ni recibe acceso a los servidores o a las bases de datos.
- La información que registras es de la copropiedad. Unidades, propietarios, cuotas y pagos son información de tu conjunto, y la copropiedad sigue siendo la responsable de los datos de sus residentes. AppMinistra los trata por cuenta de ella, como encargado.
- Si algún día terminas el servicio, te entregamos una copia de la información que registró tu conjunto (unidades, propietarios, cartera y pagos), sin nada que separar de la información de otros clientes.
La seguridad dentro del sistema
Además del aislamiento, la aplicación protege la información en el día a día:
- Perfiles con permisos distintos. Administrador, contador y propietario ven y hacen cosas diferentes; un propietario nunca ve otra unidad. El detalle está en perfiles y permisos.
- Contraseñas propias desde el primer día. Todo usuario cambia su contraseña obligatoriamente la primera vez que entra.
- Freno a los intentos de adivinar claves. El sistema limita los intentos fallidos de inicio de sesión.
- Comprobantes y firma en almacenamiento privado. Los soportes de pago que suben los propietarios y la firma del representante legal no quedan expuestos en una dirección pública.
- Protección contra pagos duplicados. Dos personas aprobando o registrando el mismo pago al mismo tiempo no generan un doble registro.
- Documentos inalterables. Lo emitido guarda una copia exacta de sus datos; ver documentos verificables.
- Respaldo físico de comprobantes. La administración puede descargar los soportes antiguos en un archivo comprimido con su verificación de integridad y un acta de entrega con código.
La Ley 1581 de 2012 y tu copropiedad
La copropiedad es la responsable del tratamiento de los datos personales de sus residentes: nombres, cédulas, correos, teléfonos y su información de pagos. La ley le exige saber dónde están esos datos, quién puede llegar a ellos y cómo se protegen.
Con una instalación exclusiva, esa respuesta es simple y precisa: los datos del conjunto están en un servidor y una base de datos dedicados solo a él, y en el sistema solo los ven los usuarios que la administración autoriza con el perfil que corresponde. Es mucho más fácil de explicar ante la asamblea, ante un residente que ejerce su derecho de consulta o ante la Superintendencia de Industria y Comercio que "están en una plataforma con otros cientos de clientes".
Importante: AppMinistra te ayuda a cumplir, pero no reemplaza la política de tratamiento de datos de tu copropiedad ni la asesoría de su abogado. Cada conjunto debe tener la suya.