Un paz y salvo que se puede comprobar.

El problema de los certificados hechos en Word

Un paz y salvo redactado en un procesador de texto lo puede editar cualquiera: cambiar una fecha, un valor o el número del apartamento toma un minuto. Cuando un comprador, una inmobiliaria o una notaría duda del documento, la administración no tiene cómo demostrar cuál fue el que salió de su oficina, ni con qué datos. Y si el administrador cambió, a veces ni siquiera se sabe si existió.

Qué documentos emite AppMinistra

• Paz y salvo. Solo se puede emitir si la unidad no tiene ningún saldo pendiente; el sistema lo impide en cualquier otro caso.
• Estado de cuenta. La deuda de la unidad, bloque por bloque, a la fecha de emisión.
• Recibo de pago. El soporte oficial de cada pago aprobado, que el propietario descarga desde su portal.
• Informe de gestión financiera. El resumen del periodo para la asamblea y el consejo.
• Actas. De eliminación de unidades (con su motivo) y de entrega de respaldos de comprobantes.

Todos salen en PDF con los datos del conjunto y la firma del representante legal que la administración carga en la configuración.

Cómo se hace imposible de falsificar

Un código único en cada documento

Cada PDF lleva impreso un código de 16 caracteres en cuatro grupos (por ejemplo, M9KA-2LQP-ZX8W-5T1N). No se repite y no se puede adivinar: si alguien inventa un documento, su código no existe en el sistema.

Una fotografía de los datos del día en que se emitió

Al generar el documento, AppMinistra guarda una copia exacta de su contenido: los datos del conjunto, la unidad, el propietario, las cuotas, los pagos y la firma. Lo que pase después (un pago nuevo, una corrección, un cambio de representante legal) no altera ese registro. Es la regla más estricta del sistema: un documento emitido no cambia nunca. Además queda registrada la fecha y la hora exactas de emisión.

La comprobación

Cuando alguien pregunta si un certificado es real, la administración o el contador digitan el código en el verificador de documentos y ven al instante:

• Si es auténtico o si el código no corresponde a ningún documento.
• Qué tipo de documento es y la fecha en que se emitió.
• De qué unidad salió y a nombre de quién, con la cédula protegida (solo los últimos cuatro dígitos).
• Los valores clave que tenía ese día, y el documento original para compararlo con el que les mostraron.

Si el papel que tiene el tercero dice algo distinto de lo que guarda el sistema, fue alterado. No hay discusión posible.

Cuándo se usa en la vida real

• Venta de un inmueble: la notaría y el comprador necesitan certeza de que la unidad está a paz y salvo con la administración.
• Arriendo: la inmobiliaria pide el paz y salvo antes de firmar o de entregar el apartamento.
• Reclamos de propietarios: "yo pagué y tengo el recibo". El código del recibo dice si ese pago existe y por cuánto fue.
• Cambio de administrador: los documentos emitidos por la administración anterior se siguen pudiendo comprobar.

Y para el propietario, conseguir su paz y salvo deja de ser un trámite: si está al día, lo descarga él mismo desde su portal, a cualquier hora. Cómo funciona el portal se explica en los módulos de AppMinistra.