Antes de empezar, ten a la mano
- Los datos del conjunto: nombre, NIT, dirección, ciudad, teléfono, correo de la administración y nombre y cédula del representante legal.
- Tu reglamento: la tasa o valor de la mora, los días de gracia y el día de corte de las cuotas.
- Tu listado de unidades con la cuota de cada una y lo que debe hoy. Si lo tienes en Excel, ya tienes casi todo.
El asistente de configuración, paso a paso
Paso 1 · Datos generales
Nombre, NIT, dirección, ciudad, teléfono, correo administrativo, representante legal y su cédula. Son los datos que salen en los paz y salvos, los estados de cuenta y los recibos, así que vale la pena revisarlos con calma.
Paso 2 · Estructura
Eliges si el proyecto es de apartamentos, de casas o mixto, y si se organiza por agrupaciones. Si las tiene, escribes cómo se llaman en tu conjunto (torre, bloque, interior, manzana…) y el sistema usa esa palabra en todas sus pantallas.
Paso 3 · Finanzas
Defines la mora como porcentaje mensual o como valor fijo, los días de gracia antes de que empiece a correr y el día de corte de las cuotas. El asistente propone valores habituales (1,5 % mensual y 5 días de gracia) que puedes cambiar por lo que diga tu reglamento. Si la mora se acumula mes a mes o es una multa única se ajusta después en la configuración; más detalle en intereses de mora.
Paso 4 · Importación de unidades
Descargas la plantilla, la llenas con tus unidades y la subes. Si prefieres cargarlas después, puedes omitir este paso y volver a él cuando quieras.
Paso 5 · Revisión final
Un resumen de todo lo configurado antes de confirmar. Al terminar, el sistema queda listo para operar.
La plantilla de unidades
Es un archivo CSV que abres en Excel o en Google Sheets. Cada fila es una unidad:
| Columna | Qué va |
|---|---|
tipo | Apartamento o casa. |
identificador | El número o nombre de la unidad (704, Casa 12…). |
torre_bloque | El número de la torre, bloque o manzana, si aplica. |
piso | El piso, si aplica. |
area_m2 | El área privada en metros cuadrados. |
coeficiente | El coeficiente de copropiedad. |
cuota_administracion | Lo que paga cada mes. |
saldo_inicial | Lo que debe hoy, antes de entrar al sistema. |
estado | El estado de la unidad. |
Los valores se escriben como los escribimos en Colombia ("1.500.000") y el archivo puede venir separado por comas o por punto y coma, que es como lo guarda Excel en español. Si una fila tiene un error, el sistema te dice cuál y por qué, en vez de rechazar el archivo completo sin explicación.
La deuda que traes no se mezcla con lo nuevo. Lo que pongas en saldo_inicial queda como
"deuda anterior", un bloque independiente de las mensualidades que genere AppMinistra. Así puedes negociar acuerdos de pago sobre
esa deuda sin desordenar el resto. Más en cartera y recaudo.
Después del asistente
- Sube la firma del representante legal en la configuración, para que salga en los documentos.
- Crea a los propietarios y asígnales sus unidades. Cada uno entra al portal con su correo y su cédula como clave inicial, que el sistema le obliga a cambiar la primera vez.
- Entrégales el acceso por el canal que ya usa la administración (circular, correo o el grupo del conjunto). Desde su celular pueden instalar el portal como una app.
- Crea los usuarios del equipo, por ejemplo el del contador, con el perfil que corresponde.
Desde ese día, las cuotas se generan solas cada mes, la mora se calcula cada madrugada y los propietarios reportan sus pagos desde el portal.