Por qué la cartera se descuadra en Excel
En la hoja de cálculo todo termina en la misma columna: lo que la unidad debía antes de que llegara la administración actual, las cuotas vencidas, los intereses, el incremento que aprobó la asamblea y el mes que está corriendo. Cuando llega un abono parcial, alguien tiene que decidir a mano a qué se le resta, y seis meses después nadie recuerda por qué. Así nacen las discusiones con los propietarios y los informes que no cuadran con el banco.
AppMinistra separa esa deuda desde el principio y aplica cada pago con la misma regla, todas las veces.
La deuda de cada unidad, por bloques
1. Deuda anterior al sistema
Es lo que cada unidad ya debía el día que el conjunto empezó a usar AppMinistra. Se carga una sola vez, en la columna
saldo_inicial de la plantilla de unidades, y queda como una obligación independiente: no se
mezcla con las mensualidades nuevas, y por defecto no genera intereses nuevos (se puede cambiar en la configuración).
Admite abonos parciales, porque en la práctica estas deudas se negocian por cuotas.
2. Meses en mora
Las mensualidades vencidas con sus intereses, agrupadas en un solo bloque con el detalle mes por mes. Se pagan por meses completos y siempre del más antiguo al más reciente: nadie puede ponerse al día con agosto debiendo marzo. Los intereses se calculan solos cada madrugada según la regla de mora del conjunto; el detalle está en intereses de mora.
3. Ajuste retroactivo
Cuando la asamblea aprueba un incremento con efecto hacia atrás, la diferencia de los meses ya facturados se cobra como una cuota de ajuste aparte, claramente identificada. El propietario ve exactamente de dónde sale ese valor, y los recibos de esos meses no se modifican. Por defecto se paga completo; si el reglamento lo permite, se pueden habilitar abonos.
4. Mes corriente
La cuota del mes en curso aparece en el calendario del portal, pero se habilita para pagar solo cuando lo anterior está al día. El portal se lo explica al propietario con un mensaje claro, en vez de dejar que el pago se aplique donde no es.
Y si paga de más: saldo a favor
El excedente no se pierde ni se reparte a ciegas entre meses futuros: queda como saldo a favor de la unidad. Cuando llega el siguiente cobro, el propietario lo usa con el botón "Pagar con saldo a favor". También puede cargar saldo por adelantado, útil para quien prefiere pagar varios meses de una vez.
Cómo se recauda, paso a paso
- El propietario paga en la cuenta del conjunto, por transferencia o consignación, como lo hace hoy.
- Sube el comprobante desde su celular: foto o PDF, valor, banco y número de referencia. El mes queda marcado "en verificación".
- La administración lo revisa contra el extracto y lo aprueba o lo rechaza. Si lo rechaza, escribe el motivo y el propietario lo ve en su historial.
- Al aprobarlo, el pago se aplica a la deuda del bloque y el dinero entra a la caja general.
- Queda el recibo oficial en PDF, con código único, que el propietario descarga cuando quiera.
Los pagos que llegan por otros medios (efectivo, cheque o una transferencia que el propietario no reportó) los registra la administración directamente, con el mismo resultado. Y para evitar dobles registros, cada unidad solo puede tener un comprobante pendiente de revisión, y el sistema no acepta dos veces el mismo número de referencia.
El dinero nunca pasa por AppMinistra. No somos una pasarela de pagos ni cobramos comisión por transacción: la plata llega directo a la cuenta del conjunto y el sistema se encarga del registro, la aplicación y la prueba.
Lo que ves como administrador
El panel de control muestra de entrada las unidades, el recaudo del mes, cuántas unidades están en mora y cuántas a paz y salvo, la gráfica de recaudo de los últimos seis meses frente a lo proyectado y los cinco mayores deudores. Para la asamblea, el informe de gestión financiera resume el periodo que elijas: lo facturado por concepto, los ingresos por tipo y medio de pago, los egresos, el resultado, la cartera por unidad y las edades de cartera (por vencer, 1 a 30, 31 a 60, 61 a 90 y más de 90 días).